Регламент роботи

ЗАТВЕРДЖЕНО рішенням виконавчого комітету від 15.12.2020 №270 із змінами від 18.02.2021 року - рішення №82, від 21.10.2021 рішення №346, від 17.02.2022 рішення №30

РЕГЛАМЕНТ

роботи виконавчого комітету Ватутінського міської ради Черкаської області

Загальні положення

1.1. Регламент роботи виконавчого комітету Ватутінського міської ради Черкаської області (далі – Регламент) визначає організаційно - процедурні питання діяльності виконавчого комітету Ватутінського міської ради Черкаської області (далі – виконком) та є обов’язковим для виконання.

1.2. Регламент розроблений на основі чинного законодавства України, визначає механізм організації взаємодії виконкому, виконавчих органів міської ради по реалізації положень Конституції України, законів України «Про місцеве самоврядування в Україні», «Про службу в органах місцевого самоврядування», інших нормативних актів, механізм здійснення організаційного, матеріально - технічного забезпечення виконавчих органів міської ради, встановлює внутрішній розпорядок роботи виконкому.

1.3. Затвердження Регламенту здійснюється рішенням виконкому. У випадках прийняття нормативних актів, що приводять до виникнення розходжень окремих положень цього Регламенту з чинним законодавством, на черговому засіданні виконкому повинні бути внесені відповідні зміни та доповнення до Регламенту.

1.4. Дотримання положень Регламенту є обов'язковим для всіх структурних підрозділів міської ради, її виконкому (далі – виконавчі органи міської ради) та їх посадових осіб, підприємств комунальної власності міської територіальної громади. Невиконання вимог цього Регламенту без поважних причин є підставою для позбавлення посадової особи премії, відповідно до Положення про преміювання працівників виконавчих органів міської ради, або накладення дисциплінарного стягнення відповідно до Закону України «Про службу в органах місцевого самоврядування» та Кодексу законів про працю України.

1.5. Розподіл обов’язків між міським головою, його заступниками, секретарем міської ради, керуючим справами виконкому здійснюється міським головою не пізніше двох тижнів з дня затвердження його на посаду.

При цьому визначаються:

функції і повноваження закріплені за посадовою особою;
виконавчі органи міської ради, діяльність яких спрямовується, координується та контролюється посадовою особою місцевого самоврядування.

1.6. Виконком утворюється міською радою на термін її повноважень. Після закінчення повноважень ради, міського голови, її виконком здійснює свої повноваження до формування нового складу виконкому.

1.7. Виконком є виконавчим органом міської ради, їй підконтрольним та підзвітним.

1.8. До складу виконкому входять за посадою: міський голова, його заступники, секретар міської ради, керуючий справами виконкому, а також керівники виконавчих органів міської ради, інші особи. Кількісний та персональний склад виконкому затверджується рішенням ради за пропозицією міського голови.

1.9. Староста працює на постійній основі в апараті міської ради та її виконавчого комітету, а в разі обрання членом цього виконавчого комітету - у виконавчому комітеті ради.

На старосту поширюються вимоги щодо обмеження сумісності його діяльності з іншою роботою (діяльністю), встановлені чинним законодавством для міського голови.

Порядок організації роботи старости визначається Законом України "Про місцеве самоврядування в Україні" та іншими законами України, а також Положенням про старосту. (в редакції від 21.10.2021, рішення №346)

1.9.1. Староста:

"1) уповноважений Ватутінською міською радою діяти в інтересах жителів відповідного старостинського округу у виконавчих органах міської ради;

2) бере участь у пленарних засіданнях міської ради та засіданнях її постійних комісій з правом дорадчого голосу. Бере участь у засіданнях виконавчого комітету міської ради;

3) має право на гарантований виступ на пленарних засіданнях міської ради, засіданнях її постійних комісій та виконавчого комітету з питань, що стосуються інтересів жителів відповідного старостинського округу;

4) сприяє жителям відповідного старостинського округу у підготовці документів, що подаються до міської ради, її виконавчим органам та місцевим органів виконавчої влади, а також у поданні відповідних документів до зазначених органів. За рішенням міської ради надає адміністративні послуги (видає довідки фізичним та юридичним особам) та/або виконує окремі завдання адміністратора центру надання адміністративних послуг;

5) бере участь в організації виконання рішень міської ради, її виконавчого комітету, розпоряджень та доручень міського голови на території відповідного старостинського округу та у здійсненні контролю за їх виконанням;

6) бере участь у підготовці пропозицій до проекту бюджету Ватутінської міської територіальної громади в частині фінансування програм, що реалізуються на території відповідного старостинського округу;

7) вносить пропозиції до виконавчого комітету міської ради з питань діяльності на території відповідного старостинського округу виконавчих органів міської ради, підприємств, установ, організацій комунальної власності та їх посадових осіб;

8) бере участь у підготовці проектів рішень міської ради, що стосуються майна Ватутінської міської територіальної громади, розташованого на території відповідного старостинського округу;

9) бере участь у здійсненні контролю за використанням об’єктів комунальної власності, розташованих на території відповідного старостинського округу;

10) бере участь у здійсненні контролю за станом благоустрою відповідного старостинського округу та інформує міського голову, виконавчі органи міської ради про результати такого контролю;

11) отримує від виконавчих органів міської ради, підприємств, установ, організацій комунальної власності та їх посадових осіб інформацію, документи і матеріали, необхідні для здійснення наданих йому повноважень;

12) сприяє утворенню та діяльності органів самоорганізації населення, організації та проведенню загальних зборів, громадських слухань та інших форм безпосередньої участі громадян у вирішенні питань місцевого значення у відповідному старостинському окрузі;

13) здійснює нотаріальні дії відповідно до статті 37 Закону України "Про нотаріат":

вживає заходів щодо охорони спадкового майна;

посвідчує заповіти (крім секретних);

видає дублікати посвідчених ним документів;

засвідчує вірність копій (фотокопій) документів і виписок з них;

засвідчує справжність підпису на документах;

14) посвідчує довіреність, що видається однією особою іншій особі для представництва перед третіми особами;

15) складає протоколи про адміністративні правопорушення у межах підконтрольних населених пунктів;

16) здійснює інші повноваження, визначені Законами України;

(пункт 1.9. в редакції від 21.10.2021, рішення №346)

1.9.2. При здійсненні наданих повноважень староста є відповідальним і підзвітним міській раді та підконтрольним міському голові. Староста не рідше одного разу на рік, протягом першого кварталу року, наступного за звітним, а на вимогу не менш як третини депутатів - у визначений міською радою термін, звітує про свою роботу перед міською радою, жителями старостинського округу. Заслуховування звіту старости перед жителями старостинського округу відбувається на відкритій зустрічі, у спосіб, що дає можливість жителям старостинського округу поставити запитання, висловити зауваження та внести пропозиції. Інформація про відповідну зустріч, а також письмовий звіт старости оприлюднюються на офіційному веб-сайті Ватутінської міської ради та розміщуються у приміщенні ради не пізніше ніж за сім календарних днів до дня проведення відповідної зустрічі."; (в редакції від 21.10.2021, рішення №346)

1.9.3. Повноваження старости можуть бути достроково припинені за рішенням відповідної ради.

1.10. Очолює та здійснює керівництво виконкомом міський голова, а в разі його відсутності чи неможливості здійснення ним цих функцій, повноваження міського голови щодо забезпечення роботи виконкому виконує перший заступник міського голови.

1.11. Виконком є юридичною особою, має гербову печатку, реєстраційні та особові рахунки в УДКСУ у м.Ватутіному.

1.12. Діловодство у виконкомі ведеться державною мовою. Неухильним та обов’язковим для всіх є дотримання вимог Інструкції з діловодства у виконкомі.

1.13 Виконком:

1.13.1. Розглядає і вирішує питання, віднесені Законом України “Про місцеве самоврядування в Україні” до компетенції виконавчих органів міської ради;

1.13.2. Попередньо розглядає проекти міських програм соціально-економічного і культурного розвитку, цільових програм з інших питань, бюджету Ватутінської міської територіальної громади, інші проекти рішень, що виносяться на розгляд міської ради;

1.13.3. Координує діяльність виконавчих органів міської ради, підприємств, установ та організацій, що належать до комунальної власності територіальної громади, заслуховує звіти про роботу їх керівників;

1.13.4. Має право змінювати або скасовувати акти підпорядкованих йому виконавчих органів міської ради, а також їх посадових осіб;

1.13.5. Здійснює інші функції відповідно до розмежування повноважень між виконкомом, міським головою, виконавчими органами міської ради.

1.14. Організаційне забезпечення діяльності виконкому здійснюється сектором організаційно-кадрової роботи виконкому (далі - сектором організаційно-кадрової роботи)."(в редакції від 17.06.2021 рішення №222);

1.15. Виконавчі органи міської ради підзвітні та підконтрольні міській раді, підпорядковані виконкому та міському голові. Керівники виконавчих органів міської ради призначаються на посаду і звільняються з неї міським головою відповідно до Закону України «Про службу в органах місцевого самоврядування».

1.16. Порядок роботи й повноваження виконавчих органів міської ради визначаються положенням про відповідний структурний підрозділ, затвердженим рішенням Ватутінської міської ради.

Планування роботи виконкому

2.1. Перспективне й поточне планування роботи виконкому є одним з основних інструментів організаційного забезпечення реалізації завдань економічного та соціального розвитку міської територіальної громади.

2.2. Робота виконавчих органів міської ради проводиться за перспективними та поточними (річним, квартальними) планами роботи.

2.3. Перспективний та квартальні плани роботи виконкому включають основні розділи:

2.3.1. Перелік питань, які виносяться на розгляд виконкому;

2.3.2. Питання, що будуть вивчатися, надання практичної допомоги;

2.3.3. Наради, семінари;

2.3.4. Засідання координаційних рад, комісій, робочих груп;

2.3.5. Організаційно-масові заходи.

2.4. До планів роботи виконкому в обов’язковому порядку включаються питання:

про розгляд проектів програм соціально-економічного та культурного розвитку міської територіальної громади, бюджету Ватутінської міської територіальної громади та ін., підсумки їх виконання; (в редакції від 21.10.2021, рішення №346)
про роботу виконавчих органів міської ради з виконання нормативно-правових актів, рішень виконкому, розпоряджень, доручень міського голови, здійснення їх власних (самоврядних) та делегованих повноважень;
про роботу підприємств, установ, організацій комунальної власності територіальної громади.

2.5. Планування роботи виконкому здійснюється на основі пропозицій міського голови, заступників міського голови, керуючого справами, старост, керівників виконавчих органів міської ради, керівників підприємств комунальної форми власності.

Пропозиції до перспективного плану роботи, погоджені із заступниками міського голови, керуючим справами виконкому, подаються до відділу з питань внутрішньої політики виконкому (далі – відділ з питань внутрішньої політики): для перспективного плану – не пізніше ніж до 01 грудня щорічно; для квартального плану – до 01 числа останнього місяця кварталу.

Виключення питань з плану роботи виконкому або перенесення їх розгляду здійснюється з дозволу міського голови на підставі письмового подання відповідальної особи за підготовку питання до розгляду, попередньо погодивши його у заступника згідно з розподілом обовязків.

2.6. Відділ з питань внутрішньої політики на підставі поданих пропозицій готує проект рішення про перспективний (квартальний) план роботи виконкому та виносить їх на розгляд виконкому.

2.7. Проект рішення про перспективний (квартальний) план роботи виконкому візується заступниками міського голови, керуючим справами виконкому, начальником відділу юридичного та правового забезпечення. План роботи не пізніше ніж у п’ятиденний строк після його затвердження доводиться до відома виконавців.

2.8. Контроль за виконанням планів роботи виконкому здійснюють заступники міського голови, керуючий справами виконкому, старости керівники виконавчих органів міської ради, загальний відділ.

2.9. З метою деталізації плану роботи виконкому та врахування питань, що виникають у ході діяльності виконкому, керуючим справами щомісяця затверджується оперативний план роботи виконкому, який готується відділом з питань внутрішньої політики.

Для його підготовки керівники виконавчих органів міської ради, комунальних підприємств міської територіальної громади не пізніше ніж у останній четвер місяця до 12.00 подають до відділу з питань внутрішньої політики пропозиції до плану на наступний місяць, де вказується назва заходу, дата, час і місце його проведення та відповідальні за його організацію.

Відповідальність за своєчасність подання пропозицій до оперативного плану роботи виконкому на місяць покладається на керівників виконавчих органів міської ради та комунальних підприємств міської територіальної громади.

2.10. Контроль та відповідальність за виконання планів роботи виконавчих органів міської ради, комунальних підприємств міської територіальної громади покладається на їх керівників.

2.11. Планування діяльності виконавчих органів міської ради з підготовки проектів регуляторних актів здійснюється в рамках підготовки та затвердження планів роботи виконкому у порядку, встановленому законами України “Про засади державної регуляторної політики у сфері господарської діяльності”, “Про місцеве самоврядування в Україні”.

2.12. Виконавчі органи міської ради, під час планування своєї діяльності, питання, які потребують прийняття регуляторних актів, відокремлюють їх в окремий план.

2.13. Розробка та розгляд виконавчим комітетом проектів регуляторних актів у сфері господарської діяльності здійснюються в установленому цим Регламентом порядку з обов’язковим дотриманням процедури, визначеної Законом України «Про засади державної регуляторної політики у сфері господарської діяльності».

Забороняється винесення на розгляд виконкому проекту регуляторного акта, якщо наявна хоча б одна з таких обставин:

відсутній аналіз регуляторного впливу;
проект регуляторного акту не був оприлюднений або оприлюднений з порушеннями статей 9,13 Закону України «Про засади державної регуляторної політики у сфері господарської діяльності».

3. Порядок підготовки засідань виконкому

3.1. Основною формою роботи виконкому є його засідання. Засідання виконкому скликаються міським головою, а у випадках, передбачених ст. 53 Закону України “Про місцеве самоврядування в Україні”, першим заступником міського голови.

3.2. Засідання виконкому проводяться відповідно до порядку денного, який складає керуючий справами виконкому та погоджує із міським головою, не пізніше як за 10 робочих днів до засідання.

3.3. Погоджений з міським головою порядок денний засідання виконкому разом з копіями проектів рішень та довідками до них надається для ознайомлення членам виконкому не пізніше, як за два дні до його засідання в паперовому або електронному вигляді..

3.4. На засідання виконкому вноситься, як правило, заплановані питання (згідно з планом роботи), а в разі потреби і такі питання, які потребують негайного розгляду (виникнення надзвичайної ситуації; загроза життю і здоров`ю неповнолітніх та ін. )

3.5. Додаткові питання на засідання виконкому вносяться у виняткових випадках, які стосуються наступних питань: фінансових, аварійних (надзвичайних) ситуацій, важливих політичних подій, виконання рішень суду та актів прокурорського реагування; при загрозі життю та здоров`ю неповнолітніх та ін.. при наявності у членів виконкому підготовлених документів, з якими вони повинні бути ознайомлені не пізніше як за добу до засідання виконкому. Проект рішення виконкому, який виноситься до негайного розгляду розміщується на сайті міської ради не пізніше, як за добу до засідання виконкому.

3.6. Підготовлені проекти рішень подаються особами, відповідальними за підготовку питання, на паперових носіях та в електронному вигляді керуючому справами виконкому за 5 днів до засідання виконкому.

3.7. Проекти рішень виконкому згідно з вимогами Закону України «Про доступ до публічної інформації» оприлюднюються їх виконавцями не пізніш як за 10 робочих днів до дати їх розгляду виконкомом на офіційному сайті міської ради і знаходяться там до прийняття щодо них рішень виконкомом.

3.8. Керуючий справами виконкому контролює своєчасність підготовки та подання документів, перевіряє їх наявність та правильність оформлення.У випадку порушення строків підготовки документів для розгляду на засіданні виконкому керуючий справами виконкому доповідає міському голові, який приймає рішення про те чи буде це питання розглянуте на засіданні виконкому.

Порядок проведення засідань виконкому

4.1. Засідання виконкому веде міський голова, а у випадках, передбачених статтею 53 Закону України “Про місцеве самоврядування в Україні ”, перший заступник міського голови або за дорученням міського голови - заступник. Засідання виконкому є правомочним, якщо в ньому беруть участь більше половини членів виконкому від загального складу виконкому.

4.2. Засідання виконкому, як правило, проводяться в третій четвер щомісяця. Початок засідань – 10.00 годині.

4.3. У випадку необхідності міський голова своїм розпорядженням може скликати позачергове засідання виконкому.

4.4. Засідання виконкому проводяться в кабінеті міського голови або в сесійній залі.

4.5. На засідання виконкому запрошуються: керівники виконавчих органів міської ради, підприємств, організацій та установ міської територіальної громади відповідно до внесених на розгляд питань.

Засідання виконкому, як правило, проводяться відкрито (за винятком випадків, коли члени виконкому ухвалили рішення провести закрите засідання).

Рішення про необхідність проведення закритого засідання (закритого обговорення окремих питань) приймається простою більшістю голосів від загального складу членів виконкому.

Проведення закритого засідання виконкому (закритого обговорення окремих питань) передбачає підготовку рішень з дотриманням установлених законом правил роботи з документами обмеженого доступу.

У засіданнях виконкому можуть брати участь народні депутати України, депутати обласної, районної, міської рад, керівники структурних підрозділів міської ради, представники міської територіальної громади, об’єднань громадян та органів самоорганізації населення та ін. Кількість присутніх може бути лімітована лише фізичними обмеженнями приміщення зали засідань виконкому. У разі великого інтересу до конкретного засідання організовується виїзне засідання в міському Палаці культури або в іншому пристосованому місці.

4.6. Член виконкому зобов’язаний брати участь в його засіданні. Якщо ж такої можливості немає – питання відсутності погоджується з міським головою.

4.7. Головуючий на засіданні виконкому:

4.7.1.Відкриває, закриває та веде засідання;

4.7.2. За пропозицією членів виконкому, вносить зміни до порядку денного засідання виконкому;

4.7.3. Надає слово для доповіді (співдоповіді), виступу, оголошує наступного доповідача;

4.7.4. Забезпечує дотримання цього Регламенту всіма присутніми на засіданні;

4.7.5. Вносить пропозиції про внесення змін до проектів рішень з врахуванням висловлених пропозицій у ході обговорення.

4.8. Порядок денний затверджується на початку засідання.

4.9. На засіданні виконкому час для доповіді визначається:

при розгляді планових питань – до 20 хвилин;
при розгляді поточних та інших питань – до 10 хвилин;
для співдоповідей, виступів при обговоренні, заключного слова – до 5 хвилин;
для довідок, внесення поправок – до 3 хвилин.

4.10. Після обговорення, заключного слова доповідача і співдоповідача головуючий на засіданні оголошує про перехід до голосування. На голосування ставляться всі пропозиції і поправки, що надійшли і не були відкликані членами виконкому. Перед кожним голосуванням головуючий на засіданні формулює зміст питання, яке буде ставитися на голосування і, якщо немає заперечень, пропонує провести голосування щодо нього. Рішення приймаються відкритим голосуванням більшістю голосів від загального складу членів виконкому.

Голосування може проводитися шляхом підняття руки або за допомогою системи поіменного електронного голосування "Рада Голос.(в редакції від 17.02.2022 рішення №30)

У разі рівного розподілу голосів, голос головуючого є вирішальним. В окремих випадках за рішенням головуючого може бути застосована процедура таємного голосування.

4.11. Рішення виконкому може прийматись без обговорення, якщо до проекту рішення не надійшли зауваження і на цьому не наполягає жоден член виконкому.

4.12. У разі незгоди міського голови з рішенням виконкому, він може зупинити дію цього рішення своїм розпорядженням та винести це питання на розгляд міської ради.

4.13. Рішення, прийняті на засіданні виконкому, у ході обговорення яких були зроблені зауваження, внесені доповнення та зміни, протягом трьох днів після засідання остаточно редагуються і погоджуються з відповідними посадовими особами і через загальний відділ подаються на підпис міському голові.

4.14. Додатки до рішення підписуються керуючим справами виконкому та керівником виконавчого органу міської ради, інших установ, організацій, підприємств комунальної власності міської територіальної громади, який готує проект рішення.

Доручення на засіданнях виконкому оформляються протокольно керуючим справами виконкому, доводяться до відома виконавців, які інформують виконком про хід їх виконання.

4.15. Копії прийнятих рішень розсилаються загальним відділом згідно зі списком розсилки в 5-денний термін. Нумерація рішень виконкому ведеться від номера 1 за наростанням протягом календарного року.

4.16. Оригінали рішень з додатками підшиваються у справи в хронологічному порядку і зберігаються в загальному відділі протягом п’яти років, після чого передаються на постійне зберігання в архівний сектор виконкому (далі – архівний сектор). Відповідальність за збереження оригіналів рішень виконкому покладається на начальника загального відділу.

4.17.Рішення виконкому з питань, які стосуються забезпечення життєдіяльності міської територіальної громади, доводяться до відома її жителів через засоби масової інформації, а також розміщуються на офіційному веб-сайті міської ради та виконкому в мережі Інтернет.(в редакції від 21.10.2021, рішення №346)

4.18. Засідання виконкому протоколюються. Ведення протоколу здійснює керуючий справами виконкому. Нумерація протоколів ведеться в межах календарного року. Протокол засідання підписується головуючим на засіданні та керуючим справами виконкому не пізніше як через 5 днів після засідання. У протоколі зазначаються: дата, час і місце проведення засідання, кількість членів виконкому присутніх на засіданні, питання порядку денного, прізвища головуючого на засіданні і виступаючих, всі рішення, які виносяться на розгляд та результати голосування щодо рішень, підписи головуючого на засіданні та керуючого справами виконкому з додаванням аудіо запису.

Ведення протоколу можна здійснювати за допомогою системи поіменного електронного голосування "Рада Голос. (в редакції від 17.02.2022 рішення №30)

4.19. Оригінали рішень виконкому після підписання засвідчуються гербовою печаткою. Протоколи засідань виконкому засвідчуються підписами головуючого на засіданні виконкому та керуючого справами. Копії рішень засвідчуються печаткою загального відділу. Протоколи засідань виконкому зберігаються в загальному відділі п'ять років. Після закінчення цього терміну здаються в архівний сектор на постійне зберігання.

4.20. Рішення виконкому оприлюднюються на веб – сайті Ватутінської міської ради у відповідності до вимог частини другої статті 15 Закону України «Про доступ до публічної інформації»

4.21. Протокол засідання виконкому оформлюється та оприлюднюється на веб-сайті міської ради не пізніше п’яти робочих днів після засідання.

4.22. Врегулювання конфлікту інтересів відповідно до Закону України «Про запобігання корупції»:

У разі виникнення реального чи потенційного конфлікту інтересів у міського голови, його заступників, керуючого справами, секретаря міської ради, членів виконкому вони не мають права брати участь у прийнятті рішення виконкому та самостійно публічно оголошують про це під час засідання виконкому, на якому розглядається відповідне питання, також ними оголошується відмова від участі у голосуванні з даного питання. Оголошення має наступний зміст:

Відповідно ст.35 Закону України «Про запобігання корупції» повідомляю, що при розгляді питання «____________________________________» виникає конфлікт інтересів. Врегулювання конфлікту буду здійснювати шляхом неучасті у голосуванні.

Про конфлікт інтересів такої особи може заявити будь-який інший член виконкому або особа, якої безпосередньо стосується питання, що розглядається. Заява про конфлікт інтересів члена виконкому заноситься в протокол засідання :" не голосували" - кількість осіб і прізвища.

У разі якщо неучасть члена виконкому у прийнятті рішень виконкому призведе до втрати правомочності цього органу, участь такої особи у прийнятті рішень має здійснюватися під зовнішнім контролем. Рішення про здійснення зовнішнього контролю приймається виконкомом, про що заноситься в протокол засідання.

Неоголошення про наявний конфлікт інтересів перед голосуванням при прийнятті рішення виконкому є підставою для зупинення міським головою зазначеного рішення.

4-1. Особливості організації та проведення засідань виконкому в умовах надзвичайних ситуацій та/або надзвичайного стану»

4-1.1. В умовах запровадження надзвичайної ситуації або надзвичайного стану, спричинених спалахами епідемій та пандемій, що створюють загрозу життю і здоров’ю значних верств населення та введення такого стану відповідного до законодавства на всій території України або окремих територіях засідання виконкому можуть проводитися в режимі відеоконференції/аудіо конференцій або з використанням електронного цифрового підпису (дистанційне засідання).

4-1.2. До порядку денного дистанційних засідань можуть включатися виключно питання невідкладного внесення змін до місцевого бюджету, інші питання, щодо невідкладних робіт з ліквідації наслідків надзвичайних ситуацій або якнайшвидшої ліквідації особливо тяжких наслідків надзвичайних ситуацій, спричинених спалахами епідемій та пандемій чи реалізації повноважень, пов’язаних з такими обставинами, процедурні питання.

4-1.3. Рішення про дистанційне засідання доводиться до відома членів виконкому і населення не пізніш як за 24 години до його початку із зазначенням порядку денного та порядку відкритого доступу до трансляції дистанційного засідання. Рішення про дистанційне засідання розміщується на офіційному веб-сайті ради з одночасним направленням цієї інформації та проектів актів з супровідними документами на офіційну електронну адресу членів виконкому. Запис дистанційного засідання є невід’ємною частиною протоколу засідання виконкому.

4-1.4. Технічне забезпечення та організація дистанційних засідань покладається на відповідний структурний підрозділ виконкому.

4-1.5. Порядок проведення дистанційних засідань повинен забезпечувати: - можливість реалізації прав членів виконкому, ідентифікацію особи, яка бере участь у засіданні колегіального органу; встановлення та фіксацію результатів голосування стосовно кожного питання.

4-1.6. Черговість голосування проходить в алфавітному порядку кожним окремим членом виконкому після оголошення початку голосування та прізвища. Голосування на засіданні, що проводиться у режимі відеоконференції, здійснюється членами виконкому особисто і відкрито шляхом підняття рук та висловлення своєї позиції «за», «проти» чи «утримався».

4-1.7. Підрахунок голосів під час голосування на засіданні, що проводиться у режимі відеоконференції, здійснюється керуючим справами виконкому, а у разі неможливості взяти участь у такому засіданні, підрахунок голосів здійснюється головуючим на засіданні.

4-1.8. На засіданні виконкому, що проводиться у режимі відеоконференції, ведеться протокол засідання.

Аудіо/відео запис засідання є невід’ємною частиною протоколу.

4-1.9. Протокол засідання виконкому, проведеного у режимі відеоконференції, в електронному вигляді розміщується на офіційному веб-сайті ради. Протокол проведеного у режимі відеоконференції засідання виконкому оформлюється у паперовому вигляді відповідно до загальних правил, а у разі відсутності такої можливості - протягом 10 робочих днів з дня завершення періоду запровадженого надзвичайного стану чи надзвичайної ситуації.

5.Порядок підготовки рішень виконкому

5.1. Виконком у межах своїх повноважень приймає рішення. Процес підготовки рішення виконкому включає:

нормотворчу ініціативу;
розробку проекту рішення.

Нормотворчу ініціативу у виконкомі мають міський голова, перший заступник міського голови, заступник міського голови, керуючий справами виконкому, члени виконкому.

5.2. Підготовка питань на засідання виконкому здійснюється керівниками виконавчих органів міської ради, створеними комісіями, робочими групами. У підготовці питань можуть брати участь депутати міської ради, голови постійних комісій міської ради та представники громадських організацій.

5.3.Відповідальність за підготовку рішення, оприлюднення рішення і його проекту у відповідності до вимог статті 15 Закону України «Про доступ до публічної інформації», несе керівник виконавчого органу міської ради, на якого відповідно до резолюції міського голови, першого заступника міського голови, заступника міського голови, керуючого справами виконкому, покладено організацію підготовки проекту рішення.

5.4. Проект рішення виконкому повинен містити:

обґрунтування необхідності його прийняття (реагування на документи органів державної влади, виконання власних розпорядчих документів, виданих раніше, виконання доручень керівництва тощо);
посилання на норми чинного законодавства;
джерела фінансування запропонованих заходів, джерела наповнення бюджету та цільових фондів;
інформацію щодо виконання документів з цього приводу, які були прийняті раніше;
всі необхідні візи та погодження;
план організаційних заходів щодо виконання документа (за потребою);
якщо в рішенні вирішується питання про створення та персональний склад комісії чи робочої групи, до складу яких включені депутати міської ради, кандидатури зі складу депутатів узгоджуються з ними особисто усно, з обов’язковим відображенням цієї згоди в нормативному акті словами “за згодою”, прізвище, ім’я, по батькові депутата вказуються повністю;
кінцевий термін виконання документа, проміжні строки інформування про хід його виконання;
інформацію про те, хто особисто буде організовувати та контролювати виконання документа;

5.5. До проекту рішення додаються передбачені текстом додатки та всі матеріали, на які є посилання у проекті рішення, а також інформація про доповідача та співдоповідачів, список запрошених осіб, перелік організацій, яким необхідно надіслати прийняте рішення.

5.6. Якщо проект рішення виконкому готується з метою внесення змін або доповнень в раніше прийняте рішення, то в ньому наводяться пункти, в які вносяться доповнення і зміни або ті, які втратили чинність. Крім того, до нього додається копія рішення, в яке вносяться зміни або доповнення.

5.7.Проекти рішень готуються за допомогою комп’ютера у вигляді текстового файлу, що включає всі додатки до документа. Файл повинен бути єдиного стандарту й формату та включати всі розділи, передбачені цим Регламентом.

5.8. Матеріали з питань, що вносяться на обговорення засідання виконкому, включають:
5.8.1. Проект рішення, який погоджується:

посадовою особою, що готує проект рішення, та її керівником;
заступником міського голови згідно з розподілом обов’язків;
керуючим справами виконкому;
начальником відділу юридичного та правового забезпечення виконкому;

5.8.2. Додатки до проекту рішення (якщо вони є);

5.8.3. Лист узгодження, підписаний працівником, що готував і проводив узгодження проекту рішення виконкому у разі виникнення зауважень та розбіжностей;

5.8.4. Перелік виконавчих органів міської ради, підприємств, установ, організацій, яким необхідно надіслати рішення після його прийняття (далі – адреса розсилки).

5.9. Усі проекти рішень виконкому направляються начальнику відділу юридичного та правового забезпечення для отримання висновку відносно їх відповідності чинному законодавству України.

5.10. Візи проставляються на листі узгодження проекту рішення та на зворотній стороні 1 сторінки проекту рішення.

Строк перебування проекту рішення виконкому на візуванні у кожної посадової особи не повинен перевищувати 1 день. Проекти рішень з фінансових питань, в тому числі з питань, що передбачають укладення договорів виконавчими органами міської ради, візуються начальником фінансового управління міської ради.

5.11. Після процедури погодження і візування проект рішення виконкому подається на бланку встановленого зразка керуючому справами виконкому.

5.12. Матеріали на засідання виконкому, підготовлені без віз посадових осіб відповідно до розподілу обов’язків, з порушенням вимог Інструкції з діловодства та встановлених термінів, з помилками стилістичного і граматичного характеру не приймаються. Про причини порушення встановленого порядку інформується міський голова.

5.13. При розгляді питання доповідачем можуть використовуватися візуалізації (наприклад, фото- , відеоматеріали).

Порядок підготовки розпоряджень міського голови

6.1. Відповідно до статті 42 Закону України “Про місцеве самоврядування в Україні” міський голова в межах своїх повноважень видає розпорядження.

6.2. За змістом розпорядження міського голови поділяються на розпорядження:

з основної діяльності;
щодо особового складу;
про відпустки;
про відрядження;
про використання службового транспорту.

6.3. Проекти розпоряджень міського голови готуються виконавчими органами міської ради відповідно до резолюції міського голови, першого заступника міського голови, заступника міського голови, керуючого справами виконкому. Підготовка розпоряджень з кадрових питань проводиться у встановленому цим Регламентом порядку.

6.4. За підготовку проекту розпорядження міського голови відповідальною є посадова особа, яка першою зазначена в резолюції, вона організовує роботу всіх виконавців, узагальнює інформацію та готує текст проекту розпорядження міського голови.

Проекти розпоряджень готуються за допомогою персонального комп’ютера у вигляді текстового файлу, що включає всі додатки до документа.

Текст проекту розпорядження складається з двох частин: констатуючої і розпорядчої. В першій частині висловлюються обґрунтовування або підстави прийняття розпорядження, в другій – доручення, завдання, пропозиції,висновки. Деякі проекти розпоряджень можуть мати тільки розпорядчу частину.

У проектах розпоряджень міського голови, строк виконання яких перевищує три місяці, зазначаються проміжні строки інформування міського голови про хід виконання його розпорядження.

6.5.Якщо проект розпорядження готується з метою внесення змін або доповнень в раніше прийняте розпорядження, то в ньому наводяться пункти, в які вносяться доповнення і зміни або ті, які втратили чинність.

Крім того, до нього додається копія розпорядження, в яке вносяться зміни або доповнення.

У випадку підготовки розпорядження міського голови на виконання розпорядження голови обласної державної адміністрації або інших нормативних актів органів державної влади до проекту розпорядження додається відповідний нормативний акт.

6.6. У випадку підготовки проектів розпоряджень з питань, які діють періодично протягом року, півріччя раніше прийняте розпорядження з таких же питань знімається з контролю.

6.7. Підготовлені проекти розпоряджень візуються такими посадовими особами:

особою, відповідальною за підготовку проекту розпорядження;
заступником міського голови згідно з розподілом обов’язків;
керуючим справами виконкому ( з кадрових питань);
начальником відділу юридичного та правового забезпечення виконкому.

Візи проставляються на зворотній стороні першої сторінки розпорядження.

6.8. Якщо в проекті розпорядження міського голови порушуються фінансові питання, то він обов’язково візується начальником відділу бухгалтерської звітності, обліку та господарювання.

6.9. З метою чіткого виконання розпоряджень в їх змісті необхідно передбачати конкретні завдання, виконавців, терміни виконання і відповідальних за контроль.

У випадках, коли розпорядження носить комплексний характер і передбачає спільну роботу виконавчих органів міської ради, визначається один структурний підрозділ для координації та узагальнення проведеної роботи.

6.10. Після процедури погодження і візування проект розпорядження подається на бланку встановленого зразка до загального відділу в паперовому вигляді разом із списком розсилки для підписання та реєстрації.

6.11. Розпорядження підписуються міським головою, а в час його відсутності – першим заступником або особою, на яку покладено обов’язки за розпорядженням міського голови .

Додатки підписуються керуючим справами виконкому та керівником виконавчого органу міської ради, який готує проект розпорядження.

6.12. Розпорядження набуває чинності з моменту його підписання. У разі не підписання проекту розпорядження загальний відділ інформує виконавців про причини та повертає проект на доопрацювання.

Розпорядження з питань основної діяльності, щодо особового складу, про відпустки, відрядження та про використання службового транспорту реєструються окремо.

6.13. Підписані розпорядження реєструються керуючим справами виконавчого комітету - з основної діяльності, сектором організаційно-кадрової роботи виконкому – з особового складу, відпустки, загальним відділом виконкому - про відрядження та про використання службового транспорту"; (в редакції від 21.10.2021, рішення №346)

6.14. Оригінали розпоряджень підписуються міським головою та засвідчуються гербовою печаткою і зберігаються в загальному відділі п'ять років. Після закінчення цього терміну здаються в архівний сектор на постійне зберігання. Зберігання оригіналів покладається на начальника загального відділу. Копії розпоряджень засвідчуються печаткою загального відділу.

6.15. Не пізніше ніж у триденний строк з дня підписання, загальний відділ ставить розпорядження, що потребують контролю, на контроль.

6^-1. Погодження проектів рішень та розпоряджень з органами Антимонопольного комітету України.

6^-1.1. Проекти рішень та розпоряджень, що можуть вплинути на конкуренцію, зокрема щодо створення суб’єктів господарювання, встановлення та зміни правил їх поведінки на ринку, або такі, що можуть призвести до недопущення, усунення, обмеження чи спотворення конкуренції на відповідних ринках підлягають погодженню з територіальним відділенням Антимонопольного комітету України.

^6.-1.2. Проекти рішень та розпоряджень, що можуть вплинути на конкуренцію, зокрема щодо створення суб’єктів господарювання, встановлення та зміни правил їх поведінки на ринку, або такі, що можуть призвести до недопущення, усунення, обмеження чи спотворення конкуренції на відповідних ринках погоджуються у порядку, визначеному Положенням про порядок погодження з органами Антимонопольного комітету України рішень органів влади, органів адміністративно-господарського управління та контролю, органів місцевого самоврядування щодо демонополізації економіки, розвитку конкуренції та антимонопольного регулювання, затвердженого розпорядженням Антимонопольного комітету України від 01 квітня 1994 року №4-р (із змінами), зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 20 квітня 1996 року № 78/287.

Організація контролю за виконанням рішень виконкому,розпоряджень міського голови

7.1. Організація та стан контролю за виконанням рішень виконкому, розпоряджень міського голови покладається на загальний відділ.

7.2. Фактичний контроль виконання рішень, розпоряджень здійснюють заступники міського голови, керуючий справами виконкому, керівники виконавчих органів міської ради відповідно до їх компетенції.

7.3. Відповідальність за виконання рішень, розпоряджень несуть посадові особи, до компетенції яких входить вирішення завдань, що містяться в документах.

7.4. Загальний відділ після засідання виконкому у триденний термін визначає перелік рішень виконкому для взяття їх на контроль.

7.5. Контролю підлягають рішення виконкому, які висвітлюють: виконання законів України, указів Президента України, постанов Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України, розгляд міських планових питань на засіданнях виконкому, роботу виконавчих органів міської ради, затвердження планів роботи, заходів та інші рішення виконкому, в яких зазначаються строки виконання.

7.6. Загальний відділ у 5 - денний термін з дати прийняття направляє відповідно завірені копії рішень виконкому з позначкою “контроль” виконавцям.

Щомісяця до 5 числа надає інформацію міському голові про стан виконання контрольних документів.

7.7. Контрольні рішення, розпорядження, які направляються за списком розсилки виконавчим органам міської ради, повинні містити в правому куточку документа позначку “контроль”. Цей символ є офіційним підтвердженням для посадових осіб, виконавців документів про поставлення рішення чи розпорядження на контроль.

7.8. У виконавчих органах міської ради посадові особи, відповідальні за ведення діловодства та контролю виконання документів, під час реєстрації вхідних контрольних документів (рішень, розпоряджень) у реєстраційних журналах (книгах) проставляють позначку “контроль”.

7.9. Загальний відділ інформує про стан та хід виконання рішень, розпоряджень, дотримання строків, здійснює загальний контроль за ходом виконання рішень, розпоряджень.

Особи, які порушили строки виконання рішень, розпоряджень, притягуються до дисциплінарної відповідальності.

7.10. Виконавчі органи міської ради надають письмову інформацію про виконання рішень, розпоряджень у загальний відділ за 3 дні до визначених контрольних строків в документі. Виконавці також надають інформацію про виконання рішень, розпоряджень, в яких не визначені конкретні строки виконання – у тримісячний термін після прийняття рішення.

Інформації та звіти про хід виконання рішень, розпоряджень підписуються особами, на яких покладений контроль за виконанням.

7.11. При неможливості виконати у встановлені строки рішення, розпорядження, особа на яку покладено виконання, вносить пропозицію щодо продовження строку виконання з письмовим обґрунтуванням.

7.12. При письмовому обґрунтуванні причин перенесення строків виконання рішень та розпоряджень, заступники міського голови (згідно функціональних обов’язків) погоджують та визначають строки виконання.

7.13. Загальним відділом здійснюється контроль за виконанням протокольних доручень, наданих на засіданнях виконкому. Відповідальність за виконання доручень несуть особи, яким вони надані.

7.14. Відділ з питань внутрішньої політики здійснює контроль за виконанням доручень, наданих міським головою під час проведення розширених та оперативних нарад.

7.15. Рішення, розпорядження знімаються з контролю лише після виконання всіх поставлених завдань. Підставою для зняття рішень, розпоряджень є наявність письмової інформації про їх виконання.

7.16. Зняття з контролю рішень виконкому здійснюється за рішенням виконкому. При прийнятті відповідного рішення виконкому ці рішення знімаються з контролю.

Організація роботи з документами органів виконавчої владита порядок контролю за їх надходженням і виконанням

8.1. Організація роботи з документами органів виконавчої влади у виконкомі забезпечується керуючим справами виконкому та загальним відділом у порядку, визначеному цим Регламентом.

8.2. Нормативні акти Президента України, Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України, міністерств і відомств України, обласної ради та обласної державної адміністрації розглядаються міським головою, а в період його відсутності особою, яка виконує його обов’язки .

8.3. Документи органів виконавчої влади реєструються загальним відділом і передаються на розгляд міському голові, а в разі його відсутності – виконуючому обов’язки міського голови в день одержання або не пізніше 10.00 наступного дня для забезпечення організації їх виконання.

8.4. Загальний відділ забезпечує доведення документів до виконавців згідно з резолюцією.

8.5. Контроль за виконанням документів по суті питань покладається на заступників міського голови, керуючого справами виконкому. Контроль за термінами виконання – на загальний відділ.

8.6. Відповідальність за виконання документів несуть посадові особи, яким доручено їх виконання.

8.7. На виконання нормативних актів органів виконавчої влади можуть прийматися рішення, розпорядження, готуватися звіти, інформації.

8.8. Після виконання документ, завізований заступниками або керуючим справами виконкому ( у разі наявності контрольних термінів), здається начальнику загального відділу для підписання у міського голови.

8.9. Документи органів виконавчої влади знімаються з контролю після направлення на їх адресу інформації про їх виконання відповідно до вимог документу. Якщо направлення інформації не передбачено, документ знімається з контролю після надання виконавцем довідки з резолюцією голови “До справи” або “Зняти з контролю”.

Організація роботи з документами інших організацій, підприємств і установ та порядок контролю за їх проходженням і виконанням

9.1. Усі документи, які надходять міському голові, його заступникам, керуючому справами виконкому, а також вся вихідна документація (надалі – документи) за підписом міського голови, його заступників, керуючого справами виконкому приймається і реєструється в загальному відділі виконкому.

9.2. Загальний відділ проводить попередній розгляд документів і, відповідно до розподілу обов’язків подає їх заступникам міського голови, керуючому справами виконкому для подальшого розгляду.

9.3. Як правило, документи розглядаються в день подання їх на розгляд. У виняткових випадках окремі документи можуть знаходитись на розгляді довше, але не більше трьох днів. Термінові документи, а також телеграми, телефонограми розглядаються негайно.

9.4. Наслідки розгляду документів фіксуються в резолюції, яка повинна містити такі елементи: прізвище виконавця (виконавців), зміст доручення, термін виконання, особистий підпис керівника, дата. У разі, коли доручення дається кільком посадовим особам, головним виконавцем є особа, зазначена у дорученні першою, якщо в документі не обумовлено інше.

На документах з термінами виконання, які не потребують додаткових вказівок, у резолюції зазначається: виконавець, підпис автора резолюції, дата.

9.5. Після повернення документа з резолюцією міського голови, його заступників та керуючого справами він передається виконавцям загальним відділом.

9.6. На документах, які містять конкретні терміни виконання в правому верхньому кутку першого аркуша ставиться штамп “контроль”.

9.7. На виконання документів, взятих на контроль, виконавцями готуються проекти розпорядчих документів, звітів, довідок, інформацій, відповідей підприємствам, установам, організаціям, громадянам.

9.8. Документи без зазначення строку виконання повинні бути виконані не пізніш як за 30 календарних днів, а документи з позначкою “терміново” – протягом 5 робочих днів від дати їх надходження. Конкретний термін виконання вхідного документа визначає міський голова або його заступники.

9.9. Строк виконання документа може бути змінений за вказівкою посадової особи, яка його встановила, а у разі її відсутності – посадової особи, яка її заміщає.

У разі потреби строк виконання може бути продовжено за обґрунтованою пропозицією виконавця, яка подається за 3 дні до закінчення встановленого строку, а щодо документа без зазначеного строку – за 3 дні до закінчення 30-денного строку від дати його одержання, якщо в процесі виконання з’ясувалось, що виконати документ у встановлений термін неможливо.

9.10. Якщо міський голова, заступники міського голови вважають проведену роботу по виконанню документа достатньою, то на контрольному листі роблять запис “до справи”, підписуються і зазначають дату, яка є датою зняття документа з контролю.

9.11. Підставою для зняття з контролю можуть бути прийняті на виконання документа рішення, розпорядження, накази, звіти, інформації, довідки або письмові відповіді. Якщо інформація подається на виконання листа не по суті, або неправильно оформленою, то працівники загального відділу повертають її виконавцю на доопрацювання.

9.12. Передача документів на розгляд і виконання від одного виконавця до іншого здійснюється лише через загальний відділ під розпис.

Порядок забезпечення виготовлення печаток, штампів, бланків, організаційно-розпорядчих і реєстраційно-контрольних документів, користування ними та забезпечення їх зберігання

"10.1. Виконком має гербову печатку встановленого зразка. Відповідальним за зберігання і законність користування гербовою печаткою виконкому є міський голова, а за його дорученням – інша посадова особа. (в редакції від 18.03.2021, рішення виконавчого комітету №121)

10.2. Старости використовують гербові печатки з відповідним літерним індексом, який походить від назви населеного пункту, зокрема с. Стецівка - *С*, с. Чичиркозівка - *Ч*, с. Юрківка - *Ю*, та забезпечують їх збереження."; (в редакції від 18.03.2021, рішення виконавчого комітету 121)

10.3. За розпорядженням міського голови, гербова печатка виконкому передається відділу бухгалтерського звітності, обліку та господарювання.

10.4. Великою гербовою печаткою виконкому засвідчуються: підписи міського голови на оригіналах рішень виконкому, розпоряджень міського голови, а також підписи його заступників та керуючого справами виконкому, інші документи у випадках, передбачених чинним законодавством.

10.5. Виконком має печатку загального відділу, кутовий та інші печатки і штампи, необхідні в роботі з документами які обліковуються та реєструються у журналі згідно з чинним законодавством.

10.6. Печаткою загального відділу виконкому засвідчуються копії рішень виконкому, розпоряджень міського голови; а також інших документів.

Штампи та інші печатки використовуються для оформлення, реєстрації документів виконкому. Відповідальність за зберігання і законність користування цими печатками і штампами несуть працівники структурних підрозділів , які визначені як відповідальні за окремим розпорядженням голови.

10.7. Виконавчі органи міської ради, що є юридичними особами, мають свої печатки і кутові штампи встановленого зразка, інші печатки та штампи, які необхідні в роботі з документами. Зразки печаток та кутових штампів виконавчих органів міської ради виготовляються самостійно.

10.8. Печатки і штампи зберігаються в умовах, що забезпечують їх надійне зберігання.

10.9. Виготовлення бланків виконкому забезпечується загальним відділом за зразками, затвердженими Інструкцією з діловодства у виконкомі.

10.10. Бланки листів виконкому є бланками суворого обліку і звітності. Номер бланка зазначається у нижній частині його зворотньої сторони. Виготовлення бланків виконавчих органів міської ради забезпечуються ними самостійно.

10.11. Копіювання бланків не допускається. У випадках порушення цієї вимоги бланки вважаються недійсними, а виконані на них документи до розгляду, оформлення, реєстрації та надсилання не приймаються.

10.12. Облік, видача, контроль за використанням бланків, знищення погашених бланків здійснюється загальним відділом у встановленому порядку. У виконавчих органах міської ради облік, зберігання, видача, контроль за користуванням бланків та знищення погашених бланків здійснюється їх діловодними службами або спеціально визначеними особами.

10.13. Документи, складені на бланках виконкому, підписуються міським головою, заступниками міського голови та керуючим справами виконкому.

10.14. Бланки титульних листів виконкому зберігаються у загальному відділі, здійснюється облік і видаються під розписку у спеціальних журналах працівникам, посадовим особам, робота яких безпосередньо пов’язана з друкуванням документів.

Порядок підготовки та проведення нарад,

семінарів та інших заходів у виконкомі

11.1. Наради у міського голови проводяться:

із секретарем ради, першим заступником, заступником міського голови, керуючим справами виконкому, з керівниками виконавчих органів міської ради – щоденно протягом робочого тижня о 08.00;
розширені апаратні наради з керівниками виконавчих органів міської ради, територіальних органів міністерств та інших центральних органів виконавчої влади, керівниками підприємств, установ, закладів міської територіальної громади – в перший, третій вівторок місяця о 10.00.

11.2. На нараду виносяться поточні питання роботи виконавчих органів міської ради. З обговорених питань даються доручення міського голови.

11.3. Наради, семінари та інші заходи у виконавчому комітеті проводяться відповідно до планів роботи виконавчих органів міської ради або за вказівкою міського голови, першого заступника міського голови, заступника міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, керуючого справами виконкому.

11.4. Розроблення планів проведення нарад, семінарів та інших заходів, визначення й узгодження часу та місця їх проведення, оповіщення учасників проводить той структурний підрозділ, що відповідає за підготовку заходу.

11.5. Виконавчий орган, що відповідає за підготовку заходу, готує план його проведення, узгоджує із зацікавленими виконавчими органами, підприємствами, організаціями та установами та передає на затвердження міському голові, першому заступнику міського голови, заступнику міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради чи керуючому справами виконкому (відповідно до розподілу обов’язків).

Про необхідність надання приміщення для проведення нарад, семінарів та інших заходів повідомляється керуючий справами виконкому не пізніше, як за тиждень до проведення наради. На основі отриманої інформації складається оперативний місячний план роботи виконкому.

11.6. Дозвіл на присутність представників засобів масової інформації та проведення кіно-, відео-, фотозйомок і звукозапису у приміщенні, де відбуваються засідання виконкому, наради, засідання дорадчих органів надається міським головою акредитованим журналістам.

Організація роботи робочих органів виконкому

12.1. Виконком та міський голова для забезпечення ефективної реалізації своїх повноважень, передбачених законодавством, координації дій виконавчих органів міської ради, підприємств, установ і організацій під час виконання відповідних завдань, розроблення проектів рішень, програм економічного, соціального і культурного розвитку міської територіальної громади, здійснення контрольних функцій, комплексних перевірок стану справ в тій чи іншій сфері господарювання та на виконання нормативних документів органів державної влади, а також для вирішення оперативних питань можуть утворювати постійні та тимчасові робочі органи (комісії, комітети, координаційні ради, робочі групи тощо).

12.2. До складу робочих органів, відповідно до покладених на них завдань включаються заступники міського голови, представники виконавчих органів міської ради, а також депутати міської ради ( за згодою), представники інших органів, не підвідомчих міській раді, суб'єкти підприємницької діяльності, громадських організацій.

Персональний склад комісії погоджується з керівниками виконавчих органів міської ради, першим заступником або заступником міського голови, відповідальним, згідно з розподілом обов’язків, за питання, з якого утворюється комісія, керуючим справами виконкому та подається на розгляд виконкому або затвердження міському голові разом з проектом відповідного рішення чи розпорядження.

12.3. Організаційною формою роботи робочого органу є засідання, які проводяться за потребою, якщо інше не передбачено положенням про нього.

12.4. Рішення про скликання засідання робочого органу приймається його головою.

12.5. Порядок денний засідання робочого органу формується секретарем робочого органу.

З питань порядку денного на засідання робочого органу запрошуються керівники державних, місцевих органів виконавчої влади, установ та організацій, які беруть участь у підготовці питання, що розглядається, а також інші посадові особи, участь яких необхідна під час обговорення питання. Посадові особи, які беруть участь у засіданні робочого органу, реєструються секретарем робочого органу.

12.6. Засідання робочого органу вважається правомочним, якщо на ньому присутні більше половини його членів.

Засідання робочого органу проводить його голова. У разі, коли голова робочого органу не може з поважних причин бути присутнім на засіданні, замість нього головує заступник голови робочого органу або посадова особа, яка забезпечує здійснення повноважень відсутньої особи.

12.7. Рішення робочого органу оформляються протоколом, який веде секретар та підписує голова робочого органу.

12.8. Рішення робочого органу приймаються шляхом досягнення консенсусу. Прийняті рішення носять рекомендаційний характер. За результатами розгляду, з тих чи інших питань можуть прийматися рішення виконкому або розпорядження міського голови.

12.9. Організаційне забезпечення роботи комісії та контроль за виконанням прийнятих нею рішень чи рекомендацій покладається на керівника виконавчого органу міської ради, відповідального за питання, з якого утворена комісія.

Організація прийому громадян і їх письмових звернень

13.1. Прийом і реєстрація листів, заяв, скарг громадян здійснюється загальним відділом.

13.2 Організація розгляду листів громадян здійснюється згідно з порядком, передбаченим Законом України «Про звернення громадян».

13.3. Прийом громадян здійснюється міським головою, його заступниками, керуючим справами виконкому, керівниками структурних підрозділів міської ради та виконкому відповідно до затвердженого графіка.

Організація роботи з кадрами

14.1. Кадрова робота у виконкомі здійснюється на підставі Конституції України, законів України «Про місцеве самоврядування в Україні», «Про службу в органах місцевого самоврядування», «Про державну службу», Кодексу законів про працю України, «Про запобігання корупції», постанов Верховної Ради України, указів та розпоряджень Президента України, постанов Кабінету Міністрів України, наказів та рекомендацій Національного агентсва України з питань державної служби, розпоряджень обласної державної адміністрації, рішень обласної та міської рад, розпоряджень міського голови, рішень виконкому та цього Регламенту.

14.2. Структура, загальна чисельність виконавчих органів міської ради та витрати на їх утримання затверджуються рішенням міської ради за поданням міського голови.

14.3. Штатний розпис на наступний рік переглядається і затверджується міським головою щорічно до 25 грудня. У разі необхідності, у межах затвердженої структури, загальної чисельності працівників і визначених радою коштів на їх утримання, до штатного розпису розпорядженням міського голови протягом року можуть вноситися зміни.

14.4. Прийом та звільнення посадових осіб і службовців структурних підрозділів міської ради та виконкому (за винятком технічного персоналу) здійснюється за розпорядженням міського голови на конкурсній основі чи за іншою процедурою, передбаченою чинним законодавством України.

14.5. Переведення на рівнозначну або нижчу посаду може здійснюватися без конкурсного відбору. Просування по службі посадових осіб, які зараховані до кадрового резерву чи успішно пройшли стажування, може здійснюватися без конкурсного відбору.

На кожну посадову особу формується особова справа згідно з Порядком ведення особових справ посадових осіб органів місцевого самоврядування. Щорічно до 1 квітня посадові особи подають шляхом заповнення на офіційному веб-сайті Національного агентства з питань запобігання корупції декларацію особи, уповноваженої на виконання функцій держави або місцевого самоврядування, за минулий рік за формою, що визначається Національним агентством.

14.6. Відповідальна особа, визначена розпорядженням міського голови, забезпечує:" (в редакції від 17.06.2021 рішення №222);

14.6.1. отримання документованої згоди на обробку персональних даних від працівників виконкому;

14.6.2. письмово повідомляє працівників про права, визначені законодавством у сфері захисту персональних даних, мету обробки персональних даних та осіб, яким передаються персональні дані, у строки, визначені законодавством;

14.6.3 отримання від працівників, робота яких пов`язана з обробкою персональних даних, письмового зобов`язання щодо недопущення розголошення у будь-який спосіб персональних даних, які їм було довірено або які стали відомі у зв`язку з виконанням професійних чи службових або трудових обов`язків.

14.7. Організація та контроль за дотриманням законності у кадрових питаннях покладається на керуючого справами виконкому. Реалізація кадрової політики у виконкомі здійснюється сектором організаційно-кадрової роботи." (в редакції від 17.06.2021 рішення №222)

Формування справ у діловодстві виконкому, тимчасове зберігання архівних документів та їх використання

15.1. Загальні правила документування управлінської діяльності виконавчих органів міської ради встановлені Інструкцією з діловодства. Її положення поширюються на всю службову документацію.

15.2. Конкретний комплекс документів, які створюються у виконавчих органах міської ради, визначається номенклатурою справ – систематизованим переліком назв справ, оформлених у відповідному порядку із зазначенням строків зберігання справ.

15.3. Номенклатура справ є обов'язковим документом, який складається для створення єдиної системи формування справ, забезпечення їх обліку,швидкого розшуку, відбору документів для державного зберігання у процесі діловодства.

Складання номенклатури справ, формування справ у діловодстві виконавчих органів міської ради ведеться самостійно у всіх виконавчих органах міської ради.

Номенклатури справ відділів апарату виконкому після їх розгляду і аналізу зводяться загальним відділом в єдину (зведену) номенклатуру справ виконкому, погоджується експертною комісією архівного сектору та затверджується міським головою.

Контроль за формуванням справ здійснює загальний відділ та особи, відповідальні за стан діловодства у виконавчих органах міської ради. Методичне керівництво покладається на архівний сектор.

15.4. Документи з часу створення (надходження) і до передачі їх в архівний сектор зберігаються за місцем формування справ згідно із затвердженою номенклатурою виконавчих органів міської ради. Збереження справ забезпечується керівниками виконавчих органів міської ради, а також посадовими особами, відповідальними за діловодство.

15.5. На всі завершені діловодством справи постійного терміну зберігання та з особового складу, які пройшли експертизу цінності, сформовані та належним чином оформлені, складаються описи.

Експертну комісію виконкому очолює перший заступник міського голови. Експертну комісію архівного сектору очолює його завідувач. (в редакції від 18.03.2021, рішення виконавчого комітету №121)

15.6. Для документів постійного зберігання виконавчих органів міської ради встановлюється граничний термін тимчасового зберігання у виконкомі – 5 років. Після закінчення терміну тимчасового зберігання документи передаються на постійне зберігання до архівного сектору за описами та актами прийому-передачі справ встановленого зразка.

Організація використання робочого часу

16.1. Початок роботи виконавчих органів міської ради о 8.00, закінчення – о 17.15 . У п’ятницю – о 16.00. Обідня перерва – з 13.00 до 14.00.

Для належної організації відправки документів через електронний зв'язок встановити наступний графік роботи загального відділу:

з 8.00 до 9.00 – робота з документами;
з 9.00 до 12.00 – відправлення документів електронним зв’язком;
з 12.00 до 13.00 – робота з документами;
з 13.00 до 14.00 – обідня перерва;
з 14.00 до 16.00 - відправлення документів електронним зв’язком;
з 16.00 до 17.15 – робота з документами;

16.2. За роботу у святкові та вихідні дні працівникам надається згідно з їх заявою інший день відпочинку.

16.3. Табельний облік робочого часу працівників виконкому веде головний спеціаліст сектору організаційно-кадрової роботи виконкому.

Відповідальними особами за підготовку табелів обліку використання робочого часу працівниками відділу "Центр надання адміністративних послуг" виконавчого комітету міської ради є керівник цього відділу, а працівниками, які працюють у старостинських округах - діловоди загального відділу виконавчого комітету міської ради."; (в редакції від 21.10.2021, рішення №346)

16.4. Перебування працівників із службових питань у робочий час за межами будівлі повинно бути попередньо погоджено із заступниками міського голови (згідно функціональних обов’язків) та з керуючим справами виконкому.

16.5. Відрядження працівників структурних підрозділів виконкому здійснюються відповідно до затверджених планів роботи виконавчих органів ради, а також на підставі документів вищих органів державної виконавчої влади.

Авансовий звіт про відрядження затверджує міський голова або перший заступник міського голови не пізніше трьох робочих днів від дня повернення працівника з відрядження і в цей же термін звіт подається до відділу бухгалтерської звітності, обліку та господарювання виконкому.

16.6. Щорічно до 25 грудня керівники структурних підрозділів виконкому подають сектору організаційно-кадрової роботи графіки чергових основних та додаткових відпусток працівників на наступний рік. На цій підставі складається графік відпусток, який узгоджується з уповноваженим представником трудового колективу та затверджується міським головою." (в редакції від 17.06.2021 рішення №222).

16.7. Чергування у виконкомі у святкові дні здійснюється цілодобово. Відповідальними черговими призначаються перший заступник, заступник міського голови, керуючий справами виконкому, керівники виконавчих органів міської ради. Відповідальними черговими можуть призначатися їх заступники. Графіки чергування підписуються керуючим справами виконкому і затверджуються міським головою.

Апарат виконкому

17.1 Правове, інформаційно-аналітичне, методичне, кадрове, матеріально-технічне та інше організаційне забезпечення діяльності виконкому, систематичну перевірку виконання актів законодавства та розпоряджень міського голови, рішень міської ради, виконкому здійснює її апарат.

17.2. Апарат відповідно до покладених на нього завдань:

17.2.1. Опрацьовує документи, що надходять до виконкому, готує до них аналітичні, довідкові та інші матеріали;

17.2.2. Здійснює опрацювання проектів розпоряджень міського голови, проектів рішень Ватутінської міської ради, виконкому;

17.2.3. Перевіряє за дорученням міського голови виконання актів законодавства, розпоряджень і доручень міського голови виконавчими органами міської ради, вивчає і узагальнює досвід роботи цих органів та надає практичну допомогу у її поліпшенні; розробляє пропозиції про удосконалення діяльності цих органів, здійснює контроль за своєчасним поданням ними доповідей, інформацій та інших матеріалів щодо виконання актів законодавства, рішень виконкому, розпоряджень міського голови;

17.2.4. Готує аналітичні, інформаційні та інші матеріали з організаційних та кадрових питань;

17.2.5. Опрацьовує і подає на розгляд сесії міської ради, її виконкому проекти рішень, плани роботи, забезпечує контроль за їх виконанням;

17.2.6. Здійснює організаційне забезпечення засідань сесій міської ради, виконкому, нарад;

17.2.7. Організовує особистий прийом громадян і розгляд звернень, що надійшли до міської ради, її виконкому, контролює вирішення порушених у них питань, узагальнює та аналізує пропозиції, що містяться в них, розробляє пропозиції, спрямовані на усунення причин, які породжують обґрунтовані скарги і зауваження громадян;

17.2.8. Аналізує разом із виконавчими органами міської ради соціально-економічне і суспільно-політичне становище в місті, розробляє та вносить на розгляд виконкому, сесії міської ради пропозиції щодо його поліпшення; бере участь у підготовці звітів про виконання програм соціально-економічного і культурного розвитку території, а також про реалізацію повноважень, делегованих органами виконавчої влади;

17.2.9. Проводить роботу, пов’язану з організацією добору, розстановки, підвищення кваліфікації та заохоченням працівників виконкому, створенням кадрового резерву і веденням обліку кадрів, вживає заходів для поліпшення організації та підвищення ефективності роботи працівників виконкому; проходження курсів підвищення професійної кваліфікації;

17.2.10 Забезпечує ведення діловодства, дотримання секретності і службової таємниці;

17.2.11; Призначає відповідальну особу за видачу бланків суворої звітності.

17.2.12. Здійснює матеріально-технічне і господарсько-побутове забезпечення діяльності виконкому;

17.2.13. Виконує інші функції відповідно до законодавства.

17.3. Апарат виконкому, його структурні підрозділи у процесі виконання покладених на нього завдань взаємодіє з іншими органами місцевого самоврядування та органами виконавчої влади в місті.

17.4. Організація роботи апарату виконкому здійснюється відповідно до Регламенту, інструкції з діловодства виконкому, а також інших нормативних актів.

17.5. Довідки, які видаються у виконкомі, повинні ґрунтуватись на основі документів, які свідчать про правдивість та прозорість внесених даних в довідку. Довідки підписуються міським головою, або його заступниками та керуючим справами виконкому. Довідки громадянам, установам, організаціям видаються на їх письмовий та усний запит та реєструються в журналі видачі довідок.

Перелік довідок, які видаються у виконавчому комітеті Ватутінської міської ради

1.	Довідки про поховання, про постійне проживання померлого та склад його сім’ї, (зі змінами від 16.12.2021 рішення №416)	Свідоцтво про смерть, паспорт особи, будинкова книга	По м. Ватутіне та с. Скаливатка – особа, яка видає таку довідку; по селах Стецівка, Чичиркозівка, Юрківка – старости відповідних старостинських округів
2.	Довідка-характеристика	Паспорт дорослого члена сім‘ї та свідоцтво про народження дитини, документ про освіту	По м. Ватутіне та с. Скаливатка – особа, яка видає таку довідку; по селах Стецівка, Чичиркозівка, Юрківка – старости відповідних старостинських округів
3.	Довідка про те, що особа не є членом особистого селянського господарства (для пред’явлення у центр зайнятості населення)	Паспорт особи, рішення Ватутінської міської ради про передачу у власність земельної ділянки для ведення особистого селянського господарства або дані погосподарської книги	По м. Ватутіне та с. Скаливатка – головний спеціаліст відділу містобудування, архітектури та земельних відносин виконкому відповідно до посадових обов’язків; по селах Стецівка, Чичиркозівка, Юрківка – старости відповідних старостинських округів
4.	Довідка про наявність у фізичної особи земельних ділянок (форма 3-ДФ)	Паспорт особи, документ, що посвідчує право власності на земельну ділянку (відповідно Наказу Міністерства доходів і зборів України від 17.01.2014 № 32)	По м. Ватутіне та с. Скаливатка – головний спеціаліст відділу містобудування, архітектури та земельних відносин виконкому відповідно до посадових обов’язків; по селах Стецівка, Чичиркозівка, Юрківка – старости відповідних старостинських округів
5.	Довідка про переадресацію	Паспорт особи, документ на квартиру чи на гараж, та/ або попередньо прийняті рішення Ватутінської міської ради	Головний спеціаліст відділу містобудування, архітектури та земельних відносин виконкому відповідно до посадових обов’язків
6.	Довідка про статус земельної ділянки під забудовою індивідуальних гаражів або гаражів на кооперативних майданчиках (для пред’явлення в нотаріат)	Паспорт особи, свідоцтво на право власності гаража або документ на право забудови	Головний спеціаліст відділу містобудування, архітектури та земельних відносин виконкому відповідно до посадових обов’язків
7.	Довідка про реєстрацію місця проживання особи	Паспорт особи, тимчасове посвідчення громадянина України, посвідка на постійне або тимчасове проживання, свідоцтво про народження дитини, відомості реєстру територіальної громади	Головний спеціаліст відділу «Центр надання адміністративних послуг» виконкому відповідно до посадових обов’язків, старости відповідних старостинських округів
8.	Довідка про реєстрацію місця перебування особи	Паспорт особи, тимчасове посвідчення громадянина України, посвідка на постійне або тимчасове проживання, свідоцтво про народження дитини, відомості реєстру територіальної громади	Головний спеціаліст відділу «Центр надання адміністративних послуг» виконкому відповідно до посадових обов’язків, старости відповідних старостинських округів
9.	Довідка про зняття з реєстрації місця проживання	Паспорт особи, тимчасове посвідчення громадянина України, посвідка на постійне або тимчасове проживання, свідоцтво про народження дитини, відомості реєстру територіальної громади	Головний спеціаліст відділу «Центр надання адміністративних послуг» виконкому відповідно до посадових обов’язків, старости відповідних старостинських округів
10.	Довідки про склад сім’ї	Паспорт особи, будинкова книга, свідоцтво про народження	старости відповідних старостинських округів
11.	Довідка про проживання у населеному пункті, який віднесено до зони, що зазнала радіоактивного забруднення внаслідок Чорнобильської катастрофи	Паспорт особи, будинкова книга, погосподарські книги	старости відповідних старостинських округів
12.	Довідки щодо проживання та місця реєстрації особи	Паспорт особи, будинкова книга	старости відповідних старостинських округів
13.	Довідка про місце та періоди роботи	Паспорт особи, трудова книжка	старости відповідних старостинських округів
14.	Довідка ф-3 (для прийняття спадщини)	Паспорт особи, свідоцтво про смерть, будинкова книга	старости відповідних старостинських округів
15.	Довідка Ф -2 (на продаж, дарування житловаго будинку)	Паспорт особи, будинкова книга, кадастровий номер на присадибну земельну ділянку	старости відповідних старостинських округів
16.	Довідка про право власності/користування будинком	Паспорт особи, документ на будинок	старости відповідних старостинських округів
17	Довідка про сім`ю призовника/ кандидата на навчання в вищих військових навчальних закладах/ кандидата на військову службу за контрактом (добавлено рішенням виконкому від 19.08.2021 №288)	Паспорт особи, свідоцтво про народження, рішення (розпорядження) про надання статусу дитини-сироти або дитини, позбавленої батьківського піклування, рішення (розпорядження) про влаштування	По м. Ватутіне та с.Скаливатка – військово-облікове бюро виконавчого комітету міської ради; по селах Стецівка, Чичиркозівка, Юрківка – старости відповідних старостинських округів